Bab 2 berkas berkas administrasi transaksi

TUGAS BISNIS ONLINE

BAB II BERKAS-BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

1. Administrasi transaksi
A. Pengertian Transaksi Usaha
Transaksi usaha adalah transaksi yang terjadi berkaitan dengan kegiatan operasional
perusahaan, Salah satu bentuk transaksi usaha adalah penjualan barang dagang. Administrasi berasal (intensif) dan dari bahasa latin, administrare (melayani,
membantu).
B. Pengertian Administrasi
Dalam bahasa Belanda, istilah ini disebut administratie, yang berarti kegiatan tata usaha kantor, atau diartikan pula sebagai tata pembukuan.
Administrasi mengarah pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai suatu tujuan.
Dapat disimpulkan bahwa administrasi mengandung unsur adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerja sama, serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Berdasarkan hal tersebut, administrasi di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi - fungsi manajemen yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
pengawasan.
Dalam buku Dasar-Dasar Manajemen, Dedi Sudirman menjelaskan ruang lingkup kegiatan administrasi sebagai berikut.
a. Menghimpuni
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. Menaruh
C.  Pengertian Transaksi
Pengertian transaksi dalam suatu perdagangan adalah persetujuan jual beli antara kedua belah pihak (pembeli dan penjual). Sedangkan dalam suatu perusahaan, transaksi dapat diartikan
sebagai suatu peristiwa ekonomi yang
mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan. Peristiwa ekonomi ini akan memengaruhi susunan harta, utang, dan modal perusahaan.
D. Pengertian Administrasi Transaksi
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan - perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis dengan metode tertentu, sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain. Berikut manfaat Administrasi transaksi :
a. Memudahkan perusahaan dalam menghubungi pihak - pihak yang terkait melalui berbagai media komunikasi, baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah, maupun
 pemasok.
b. Memperkecil resiko kehilangan barang karena setiap transaksi terbukukan dengan rapih, baik barang masuk hasil pembelian, maupun barang keluar akibat penjualan.
c. Memudahkan pemberian layanan purna jual kepada konsumen, karena adanya transaksi dengan konsumen yang dapat dibuktikan melalui bukti - bukti kesepakatan penjualan.
d. Memudahkan pemilik perusahaan dalam mengikuti perkembangan perusahaan, melalui laporan hasil pencatataan.
Unsur - unsur yang terlibat
dalam administrasi transaksi adalah sebagai berikut :
a. Manusia (Man)
Manusia adalah unsur terpenting dan unsur utama dalam setiap kegiatan perusahaan, seperti penjualan, pembelian, pengawasan, dan promosi.
b. Material
Material adalah harta kekayaan perusahaan yang didayagunakan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien.
c. Metode
Metode adalah cara yang digunakan untuk melaksanakan suatu pekerjaan agar tercapai sesuai yang dikehendaki secara efektif dan efisien.

2. sop perusahaan
A. Pengertian sop perusahaan
      Standard Operational Procedure (SOP) adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan
dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. Sehingga setiap kegiatan
perusahaan akan mempunyai
dengan sebaik-baiknya.
standar prosedur operasional untuk menjamin kegiatan ditangani
Terdapat beberapa manfaat dengan adanya Standard Operational Procedure (SOP) di dalam
perusahaan, antara lain :
a. Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja
b. Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan
c. Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses
terkait
d. Menjamin proses kerja yang telah ditetapkan dan dijadwalkan dapat berjalan
sebagaimana mestinya
e. Memberikan keterangan mengenai keterkaitan satu proses kerja dengan proses kerja
yang lain di dalam perusahaan
f. Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
g. Membantu mengidentifikasi apabila terjadi kesalahan procedural
h. Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan memudahkan langkah
perbaikan
i. Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan

  SOP (Standar Operational Prosedure) dalam menangani
administrasi transaksi yang diterapkan dalam perusahaan antara lain :
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Pembelian Tunai
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Tunai
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Kredit
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penerimaan Kas
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi uang kas

3. Bukti transaksi
Bukti transaksi/pencatatan dilihat dari asalnya dibedakan menjadi menjadi 2(dua), yaitu :
1. Bukti Transaksi Internal
Bukti transaksi internal adalah bukti pencatatan transaksi karena adanya transaksi yang
melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan
perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan
seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta
kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor dan lain-lain.
2. Bukti Transaksi Eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak
luar perusahaan.
Bukti tersebut antara lain :

a. Faktur (invoice)
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat
oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2,
yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara
kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan
penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
 Nama dan alamat penjual
 Nomor faktur
 Nama dan alamat pembeli
 Tanggal pemesanan
 Tanggal pengiriman
 Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang,
kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

b. Kuitansi (official Receipt)
Kuitansi adalah merupakan dokumen atau surat yang digunakan sebagai tanda bukti
telah terjadinya transaksi pembayaran. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh
pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan
pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan
kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan
bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bisa dijadikan bukti
pencatatan penerimaan uang.
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
 Nomor urut
 Nama yang menyerahkan pembayaran
 Jumlah nominal pembayaran dalam huruf
 Maksud pembayaran
 Tempat dan tanggal penyerahan uang
 Jumlah nominal pembayaran dalam huruf
 Nama dan tanda tangan yang menerima uang

c. Nota debet (Debit Memo)
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu
perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet
dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak
pengirim nota pada sisi kredit.
Nota debet, yang perlu diisi dalam nota debet antara lain :
 Nama pihak yang mengeluarkan nota debet ( pihak pembeli )
 Nama pihak yang dituju
 Nomor nota debet
 Nomor item barang
 Nama/jenis barang
 Banyaknya barang
 Harga satuan
 Jumlah harga ( banyak barang x harga satuan )
 Total jumlah
 Tempat dan tanggal

d. Nota kredit (Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan
/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah
tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim
nota pada sisi debet.
Nota kredit, yang perlu diisi dalam nota kredit antara lain :
 Nama pihak yang mengeluarkan nota kredit ( pihak penjual )
 Nama pihak yang dituju
 Nomor nota kredit
 Nomor item barang
 Nama/jenis barang
 Banyaknya barang
 Harga satuan

e. Cek (Cheque)
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah
uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani
oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank
tersebut dalam bentuk giro.
Keterangan yang ada di dalam suatu cek :
 Ada tertulis kata-kata Cek atau Cheque
 Ada tertulis Bank Penerbit (Bank Matras)
 Ada nomor cek
 Ada tanggal penulisan cek (di bawah nomor cek)
 Ada perintah membayar " bayarlah kepada....... atau pembawa"

4. Berkas berkas Administrasi transaksi
 A. Berkas Transaksi Penjualan Tunai (On Cash)
Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti toko- toko atau supermarket,
penjualan barang seluruhnya dilakukan secara tunai. Pembeli datang sendiri ke tempat penjual,
barang diserahkan di tempat penjual.
 B. Berkas Transaksi Penjualan Kredit (On Account)
Penjualan barang secara kredit di sini dibedakan antara penjualan kredit untuk barang untuk
perusahaan atau toko dan dan kredit untuk perusahaan atau toko yang menjual barang-barang
yang melayani kredit perorangan.
Adapun Persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pembeli antara lain :
a. Mengisi Aplikasi permohonan kredit
b. Melengkapi berkas seperti :
Persyaratan Umum:
1. Copy KTP dari Pembeli dan pasangan atau pihak penjamin (jika belum berkeluarga)
2. Copy Kartu Keluarga
3. Copy tagihan Telepon/ PAM/ PLN
4. Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:
a) Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
b) Khusus Profesional:Surat Ijin Praktek, contoh : dokter, pengacara, akuntan
5. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:
a) Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
b) Khusus Profesional:
c) Surat Ijin Praktek
d) Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir
6. Khusus Wiraswasta:
a) SIUP/Tanda Daftar Perusahaan
b) Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir.
C. Berkas Transaksi Pembelian
Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai
berikut :
a. Surat permintaan pembelian
Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat
permintaan pembelian berisi antara lain mengenai
 nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
 kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima.
b. Surat permintaan penawaran harga
Surat ini diisi oleh bagian pembelian, dimana informasi barang yang diminta dalam surat
permintaan penawaran harga tersebut belum ada pada daftar langganan
(pemasok/supplier). Surat permintaan penawaran harga berisi antara lain mengenai:
 nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
 tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
 permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang
diminta oleh calon pemasok.
c. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)
Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai :
 Nama dan alamat pemasok
 nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
 tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
 syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.
d. Laporan penerimaan barang
Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan
diperiksa. Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang
diterima dan dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :
 Tanggal penerimaan barang
 Nomor order pembelian yang bersangkutan
 nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima
 catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order,
adanya barang yang rusak dan sebagainya.
e. Bukti pengeluaran kas
Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit
yang jatuh tempo pembayarannya.
D. Berkas Transaksi Penerimaan Kas
Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan barang
baik penjualan tunai maupun penjualan kredit yang dalam hal ini penerimaan piutang dari
debitur.
Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas adalah
sebagai berikut :
a. penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otorisasi dari
pejabat yang berwenang
b. semua kas yang diterima harus segera disetorkan ke pejabat yang berwenang
c. tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas.
E. Berkas Transaksi Pengeluaran Kas
Adapun dokumen-dokumen yang terkait dengan pengeluaran kas adalah sebagai berikut :
 Faktur (nota) pembelian.
 Faktur pembelian kredit.
 Bukti penerimaan barang.
 Permintaan pengisian kembali kas.
 Bukti pengeluaran kas kecil.
 Surat permintaan pengeluaran kas kecil.